AMALAN 5S

Amalan 5S merupakan landasan utama budaya EKSA. 5S adalah singkatan daripada perkataan  bahasa  Jepun  iaitu  Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke.   

Jika diterjemahkan ke dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris, akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di bawah: 

  

1. SISIH

Tumpuan diberikan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

 

Aktiviti penyisihan barang dijalankan bagi mengenalpasti barang yang masih di perlukan

Aktiviti sisih melibatkan:

• Item yang tiada nilai dan senang dibuang, perlu dibuang segera.
• Item yang ada nilai tetapi tidak digunakan dan tiada kegunaan pada masa akan datang, maka perlu dihapuskan atau dijual mengikut prosedur.
• Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka kaedah atau kos yang paling rendah, perlu ditentukan.

2.    SUSUN

Amalan ini merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”.

Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat.

Aktiviti penyusunan barang dilakukan bagi memastikan barang bukan sahaja kemas dan terartur malah, mudah di cari.

Aktiviti susun melibatkan:

• Item yang disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu Keluar Dulu) jika mempunyai tarikh luput. Jika item tidak mempunyai tarikh luput ATAU  item mempunyai tarikh luput yang sama, maka aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu) akan digunakan.
• Item yang dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.
• Item yang disimpan mengikut kategori.
• Item yang diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat.

3.    SAPU

Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja.

Setiap ruang dan peralatan dibersihkan dar sebarang kekotoran. Jika berlaku kerosakan, tindakan penyelenggaraan akan dijalankan dengan segera.

Aktiviti sapu melibatkan:

• Menetapkan pemilik (ownership) bagi setiap ruang, perkakas dan mesin.
• Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan.
• Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan penyelenggaraan.

4.    SERAGAM

Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat kerja bersih dan teratur sepanjang masa.

Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur atau format.

Penyimpanan dan susun atur barang perlu dibuat lebih

sistematik dan seragam bagi memudahkan pencarian.

5.  SENTIASA AMAL

Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempergiatkan amalan EKSA.

Aktiviti sentiasa amal melibatkan:

• Audit dalaman dilakukan secara berkala.
• Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.
• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga hospital.
• Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui latihan.

A.    PENJENAMAAN SEMULA 5S KEPADA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)

EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam, telah diperkenalkan  bagi penjenamaan semula 5S -Rujuk Buku Panduan Pelaksanaan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) Cetakan 1 2015 MAMPU.

Justeru, nama EKSA akan digunapakai bagi menggantikan nama 5S dalam garispanduan ini.

Tujuan penjenamaan semula	Menampilkan imej baru
	Kekal relevan
	Mempunyai identiti tersendiri
	Membudayakan amalan EKSA secara lebih menyeluruh
	Memenuhi keperluan semasa
Objektif penjenamaan semula	Dapat menampilkan imej korporat
	Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif
	Melahirkan warga hospital yang lebih kreatif dan inovatif
	Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)
Faedah melaksanakan EKSA	Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi)
	Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi
	Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran
	Meningkatkan imej hospital
	Menjana idea kreatif di kalangan warga hospital
	Meningkatkan semangat kerja berpasukan
	Meningkatkan disiplin warga hospital
	Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
	Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

B. PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

1. Visi & Misi        

Visi: Mewujudkan dan mengamalkan persekitaran yang kondusif bagi memberi perkhidmatan yang berkualiti.

Misi:   Mengekalkan budaya kerja selamat, bersih, berdisplin, kemas dan selesa dengan melaksanakan amalan Ekosistem Kondusif (EKSA) di kalangan warga Hospital Tapah serta memberi perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan.

2. Polisi (Dasar)

• Hospital Tapah komited untuk mengamalkan budaya kerja yang cemerlang dan berkualiti melalui persekitaran kerja yang kondusif, mesra, sihat, bersih dan selamat.   
• Menjadikan amalan EKSA sebagai budaya kerja seharian dalam memenuhi kepuasan pelanggan dan kepuasan bekerja.

3. Objektif

• Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu selamat, bersih, kemas dan selesa setiap masa.
• Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga hospital Tapah demi meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dalam perkhidmatan.

4. Logo & Moto

“PERSEKITARAN KONDUSIF KHIDMAT BERKUALITI”

5. JAWATANKUASA

     
5.1 Pengerusi

• Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.
• Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
• Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA.
• Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
• Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua Jawatankuasa Pemandu, (Audit /Promosi /Latihan) dan Ketua Zon.
• Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.
• Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan Jawatankuasa Pemandu. (Audit, Latihan, Promosi).
• Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

5.2 Fasilitator

• Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA.
• Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan.
• Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan.

5.3 Penyelaras

• Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
• Menyelaraskan program EKSA.
• Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
• Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA.
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA.
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA.

5.4 Sekretariat

• Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA Hospital Tapah.
• Menyelaraskan program EKSA.
• Merekod serta mengemaskini perancangan dan pelaksanaan aktiviti induk dalam Carta Gantt Jawatankuasa Pelaksana EKSA. (Carta Gantt Induk).
• Merekodkan serta menghebahkan maklumat termasuk status terkini pelaksanaan EKSA di Hospital Tapah.
• Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA.
• Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta minit berkaitan pelaksanaan EKSA.
• Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA.
• Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian zon.

5.5 Jawatankuasa Audit

• Menyediakan dan mengemaskini kriteria senarai semak audit dan garispanduan pelaksanaan audit.
• Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
• Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit.
• Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
• Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA.
• Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

Pelaksanaan audit dalaman:

• Audit dalaman EKSA merupakan penilaian kendiri yang dijalankan secara berkala oleh kumpulan auditor Jawatankuasa Pelaksana EKSA Hospital Tapah.
• Tindakan penambahbaikan akan segera diambil oleh auditee (Ketua Zon) jika terdapat hasil penemuan audit dalaman bagi memastikan amalan EKSA dilakukan secara berterusan.
• Berikut adalah ringkasan langkah-langkah yang perlu diambil oleh kumpulan auditor Jawatankuasa Pelaksana EKSA Hospital Tapah bagi menjalankan Audit Dalaman:

5.6 Jawatankuasa Promosi

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA dalam Carta Gantt Induk.
• Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi (seperti pertandingan EKSA : kebersihan, poster, banner dan lain-lain) bagi memupuk kesedaran dan penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.
• Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
• Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada yang layak.
• Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran terhadap kepentingan EKSA di kalangan warga hospital kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

5.7 Jawatankuasa Latihan

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga Hospital Tapah.
• Mengenal pasti jenis latihan samada taklimat/ bengkel/ lawatan sambil belajar, yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti EKSA).
• Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang dijalankan.
• Menyelaras dan memastikan setiap kakitangan hospital diberi peluang untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya.

5.8 Ketua Zon

• Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon.
• Melantik ahli-ahli Jawatankuasa Kecil EKSA Peringkat Zon.
• Memastikan ahli-ahli Jawatankuasa Pemandu (Latihan / Promosi / Audit) EKSA Peringkat Zon yang dilantik, menyertai dan membantu aktiviti Jawatankuasa Pelaksana EKSA (Latihan / Promosi / Audit) secara berjadual.
• Mengadakan mesyuarat pada secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan.
• Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam Carta  Gantt Zon, selaras dengan Carta Gantt Induk. Pelaksanaan aktiviti akan direkodkan dalam carta tersebut.
• Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA secara berkala.
• Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA.
• Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada kakitangan hospital.